銀行員のみならず、日常の業務においてパワーポイントで資料を作成する機会は多くあると思います。
効率化が求められる昨今では、いかに短時間で見やすくわかりやすい資料を作成するかが重要となります。
一方、パワポでの資料作成に慣れていない方、普段あまり資料を作成しない方にとっては、意外に資料作成に時間がかかってしまうのではないでしょうか。
今回は、簡単に資料を、見やすく、綺麗にする３つのポイントについて、お伝えさせていただきます。
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1. 余白を意識する
(1) 余白の必要性を理解する
余白の必要性を理解することで、資料の見やすさが大幅に向上します。
最近は、資料に時間をかけすぎないように、作成する資料の枚数があらかじめ決まっている場合があります。そのため、少ない枚数の資料に色々な情報を詰め込もうとして、余白のない窮屈な資料となることが多いように感じます。
枚数を少なくしようとして、文字のフォントを小さくしたり、無理矢理おさめようとしたりすると、余白がなくなり、見にくい資料となってしまいます。
見にくい資料は読み手にとっても理解がに時間がかかるため、余白の重要性を理解してみやすい資料を作成することが重要となります。
(2) 一定の余白をキープする
資料の外側の余白、文字間の余白など、一定の余白をキープすることが、読みやすい資料を作成する上では重要となります。
余白がほとんどなく、読み手にとって読みにくい資料は、読むことにストレスがかかり、わかりやすい資料とは言えません。内容ももちろん重要ですが、パワポで資料を作る以上、見た目においてもわかりやすい資料とすることが重要となります。
資料を作成していくうちに、色々な情報を記載したくなり、つい窮屈な資料になりがちです。予め、一定の余白を確保した上で資料を作成すると、読みやすい資料にすることができます。
2. 統一感を出す
(1) フォントを統一する
資料の統一感をいち早く出す方法は、資料内のフォントを統一することです。基本的に、一つの資料で使用するフォントは1つか2つとすると統一感を出すことができます。
基本的には1つのフォントを使用することで問題ないですが、見出し等の目立たせたい部分のフォントを意図的に変えたい場合は、2つのフォントを使用する場合もあります。
また、日本語と英語（外国語）が資料内で使われる場合には、各言語1つか2つのフォントということで問題ないと思います。
(2) 全ページの配置を揃える
複数ページのパワポ資料の場合、全ページの見出しや画像等の配置を揃えることで資料の統一感を出すことができます。
以前は、パワポ資料は紙に印刷して使用することが多かったので、ページごとに多少の配置のズレがあっても特に問題がありませんでした。しかし最近は、パソコンやタブレット上で使用したり、ビデオ会議で使用したりするので、ページごとの配置のズレは思っている以上に雑な資料である印象を与えます。
逆に考えると、全ページごとの配置を揃えるだけで、統一感のある資料にすることが可能です。当然ページごとに文字中心であったり、グラフが入っていたりと違いがあるので、全てを揃えることは難しいですが、最低限、見出しや、文字の書き初めの位置、箇条書きに使用するアイコン等を統一すると良いかと思います。
3. 色を意識して選ぶ
(1) 使用する色を限定する
色の選び方で、資料の印象は大きく異なります。また、複数の色を使いすぎず、使用する色を限定することで統一感のある資料を作ることができます。
通常、有彩色3色〜4色に無彩色を使用すると、統一感の取れた資料とすることができるかと思います。
(2) 同系色とアクセントとなる色を使用する
1つベースとなる色を決めた上で、その同系色と、その色の補色となるアクセントのある色を選ぶと見やすい資料とすることができます。
会社のコーポレートカラー等が決まっている場合は、その色をベースに決定していくと良いでしょう。
グラフ等を使用する場合は、複数の色が必要となることがありますが、その場合は、ベースカラーの次のベースとなる色を決め、ベースカラーの同系色の後は、次のベースからの同系色を使用していくと、綺麗な色合いのグラフ等を作成することができます。
まとめ
今回は、パワーポイント資料を簡単に見やすく、綺麗にする３つのポイントについて記載させていただきました。
資料作成は、日常的に発生する業務であり、資料を上手く作れることは、重要なスキルの1つとなっています。
誰でも得意不得意があるので、全員が資料作成をストレスなくできるわけではないかと思いますが、最低限のポイントを押さえることで、効率よくわかりやすい資料を作成することできます。
少しでも資料作りの参考になれば幸いです。
